Wszelkie kontrole prowadzone przez Komisję Rewizyjną w tym roku dotyczą działalności i wydatkowanych środków finansowych w roku 2019. Pomimo pandemii i ograniczeń w spotkaniach, niektóre kontrole udaje się przeprowadzić. Jedną z ostatnio zakończonych była kontrola wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą.
Kontrola ta została zakończona poprzez przyjęcie przez Komisję Rewizyjną podpisanego protokołu. Odbyło się to na ostatnim posiedzeniu KR w dniu 07 października br. Kontrola dotyczyła gospodarki finansowej Wydziału pod kątem legalności, rzetelności, celowości i gospodarowania środkami finansowymi. W skład zespołu kontrolującego weszli następujący Radni: Adam Ilarz – przewodniczący, Arkadiusz Mroczkowski – członek zespołu kontrolnego, Dariusz Rowiński - członek zespołu kontrolnego.
Jaki był zakres kontroli i jakie czynności podejmowano możemy przeczytać w protokole: „Komisja zapoznała się i przeanalizowała:
1) Listę faktur Wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą za 2019 r.,
2) Plan finansowy Wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą na 2019 r.,
3) Propozycję Planu finansowego Wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą na 2019 r.,
4) Informację o procedurze wyboru wykonawcy,
5) Rejestr umów cywilno-prawnych dla działu 750,
6) Wnioski o przeniesienie środków,
7) Plan zamówień publicznych na 2019 rok komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Malborka,
8) Zarządzenie nr 153 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Malbork, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO,
Po przeanalizowaniu w/w dokumentów zespół kontrolny poprosił o dodatkowe dokumenty dotyczące wybranych faktur z listy faktur Wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą za 2019 r.. Po otrzymaniu dodatkowych dokumentów (ofert i katalogów) zespół kontrolny poprosił o spotkanie z Panią Naczelnik Wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą. Spotkanie takie odbyło się w UMM w dniu 15.07.2020 r.. Z zespołem kontrolnym spotkała się Pani Naczelnik Wydziału Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą wraz z merytorycznym pracownikiem. Na spotkaniu udzielano wyjaśnień oraz zespół kontrolny poprosił o dodatkowe dokumenty dotyczące wybranych faktur. Dokumenty te zostały dostarczone zespołowi kontrolnemu w dniu 22.07.2020 r. Były to notatki służbowe dotyczące skierowanych zapytań i ofert do wybranych firm dokumentujące badanie rynku wraz z wyborem oferty i uzasadnieniem wyboru.”
Dalej w protokole przeczytamy o wnioskach jakie zespół kontrolny wyciągnął: „Wnioski:
1) Plan Finansowy wydziału na rok 2019 opracowany jest z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy w których nie wyszczególniono zadań. Przedstawiono prowadzony rejestr wydatków ze wskazaniem dat, kwot, nazwy wydatku, tryb wyboru dostawy, usługi jak również rejestr umów cywilno- prawnych.
2) zespół kontrolny poddaje w wątpliwość konieczność dokonywania wielu zamówień u jednego dostawcy materiałów promocyjnych. Łączna kwota zamówień w Firmie to kwota, która podlega „Zarządzeniu Burmistrza nr 153/2016”. Poszczególne zamówienia nie kwalifikują się do stosowania tych przepisów. Działanie takie można uznać za celowe dzielenie zamówienia (gdy wszystkie zamówienia u jednego dostawcy są księgowane w tych samych rubrykach PKWiU) w celu uniknięcia stosowania w/w przepisów (…).
Taki sposób wydatkowania środków może wskazywać dzielenie zamówienia na części. Co do zasady, nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, jednak istotą zakazu jest dyscyplinowanie jednostki zamawiającej do racjonalnego wydatkowania publicznych pieniędzy, w zgodzie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, nakazującą w art. 44 ust. 3, aby wydatki publiczne były dokonywane w sposób:
1) celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Przeprowadzenie zamówienia na „gadżety” reklamowe w formie zapytania ofertowego z pewnością da możliwość zagwarantowanie wykonawcom nie dyskryminacyjnego dostępu do zamówień publicznych, ograniczenie ryzyka nieefektywnego wydatkowania środków publicznych oraz zapewnienie przejrzystości postępowania i wyboru wykonawcy.
4) zespół kontrolny wyraża wątpliwość dotyczącą wydatku 20000 zł na promocję miasta Malborka podczas zawodów Castle Triathlon organizowanych w Malborku w dniach 07-08.09.2019 r.
Wielkość nakładów finansowych na promowanie Malborka w Malborku w zestawieniu z dużo niższymi nakładami pieniężnymi dotyczącymi organizacji promocji Malborka podczas targów turystycznych w innych miastach wydaje się nieadekwatna. Umowa podpisana została w dniu 29.07.2019 r. a promocja Malborka obejmowała:
- wymienienie nazwy Miasta w tytule imprezy,
- prezentacja nazwy Miasta w logo imprezy.
- prezentacja logo Malborka na stronie internetowej zawodów,
- prezentacja logo Malborka na bramie mety,
- prezentacja brandingu Malborka podczas zawodów,
- prezentacja logo Malborka na plakacie imprezy
- aktualizacja bazy noclegowej Malborka na stronie internetowej zawodów,
- udostępnienie na stronie internetowej zawodów linków do stron wskazanych przez Urząd Miasta 82-200.pl, visitmalbork.pl
- stała współpraca z działem PR zawodów,
- dodanie artykułu o współpracy z miastem Malbork w zakładce na stronie zawodów,
- dodatkowe formy promocji do ustalenia”
Podsumowując, stwierdzić należy, że wyniki kontroli nie są jakoś szczególnie korzystne dla kontrolowanych. Tym bardziej dziwi, że podpisujący protokół Wiceburmistrz J.T. Wilk nie skorzystał z prawa do załączenia do protokołu swoich wyjaśnień, w których ustosunkowałby się do wniosków zespołu kontrolnego.
Adam Ilarz – RAJCA miejski
PS. W cytowanym dokumencie zmieniłem nazwę i dane przedsiębiorcy zastępując je określeniem Firma (dane Firmy można znaleźć w protokole z kontroli przeprowadzonej przez zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Malborka),
PS2. Źródła jakie wykorzystałem:
1) Protokół z kontroli przeprowadzonej przez zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Malborka.
![Malborski Strajk Kobiet - Czarna Jazda. Zobacz ogromne protesty. [foto i wideo]](https://tvmalbork.pl/data/articles/s2_31733_malborski_strajk_kobiet_dzis_kolejny_protest_zobacz_na_zywo_na_kamerach.jpg)
W Malborku nie ma żadnej promocji ani wewnętrznej ani zewnętrznej. Parę lat temu Malbork był wszędzie promowany teraz nie ma go nigdzie. Jak się robi same gadżety i promuje Malbork w Malborku lokując miejską kasę w reklamach miasta dla "mieszkańców" to jest coś nie tak. Zresztą ma tam ktoś w ogóle kwalifikacje żeby pracować w wydziale promocji? Bo niestety miastu jakiejkolwiek promocji brak.