Malbork znalazł się w gronie samorządów, które przystąpią do pilotażowego programu skróconego czasu pracy. To nowatorskie rozwiązanie ma na celu sprawdzenie w praktyce, jak krótszy wymiar czasu pracy może wpływać na jakość usług publicznych i funkcjonowanie administracji samorządowej.

- „Udział Urzędu Miasta Malborka w pilotażowym programie skróconego czasu pracy polega na stopniowym wdrażaniu nowego modelu organizacji pracy, który pozwoli utrzymać pełną dostępność i wysoką jakość usług publicznych przy krótszym wymiarze czasu pracy” – tłumaczy Ewa Dąbrowska, Sekretarz Miasta Malborka. – „W pierwszym półroczu pilotażu planowane jest zmniejszenie liczby godzin pracy o 1. (dziennie), a w drugim półroczu – o 2. (dziennie). Jednocześnie, aby jeszcze lepiej dostosować się do potrzeb mieszkańców, wydłużone zostaną godziny pracy urzędu w środy do godziny 18.00, co umożliwi załatwienie spraw po standardowych godzinach urzędowania. Celem projektu jest podniesienie efektywności urzędu, poprawa komfortu pracy oraz zwiększenie satysfakcji zarówno pracowników, jak i mieszkańców”.

W ramach pilotażu Urząd Miasta otrzyma 837 120,00 zł, które zostaną przeznaczone m.in. na:

• usprawnienia organizacyjne, cyfrowe i technologiczne,
• szkolenia dla pracowników,
• audyt stanowiskowy i opracowanie zmian organizacyjnych oraz systemu motywowania i nagradzania pracowników,
• przygotowanie regulacji prawnych związanych ze skróconym czasem pracy, pomoc prawną w tym zakresie,
• działania informacyjno-promocyjne i ewaluację projektu.

Programem objęci zostaną wszyscy pracownicy Urzędu Miasta Malborka – łącznie 138. osób, w tym funkcjonariusze Straży Miejskiej (13. osób), pracownicy obsługi (8. osób) oraz robotnicy gospodarczy (7. osób).

- „Z uwagi na charakter oraz zadania realizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych i na poszczególnych stanowiskach pracy planuje się wprowadzić różne modele skróconego czasu prac, tak aby pilotaż nie wpłynął negatywnie na dostępność urzędników dla mieszkańców:

1) zmniejszenie liczby godzin pracy w poszczególne dni pracy,

2) inny model dopasowany do specyfiki Urzędu Miasta Malborka - zmniejszenie liczby godzin pracy poprzez przyznanie dodatkowych dni wolnych w okresie rozliczeniowym” – dodaje Ewa Dąbrowska.

Aby zapewnić ciągłość obsługi mieszkańców, planowane jest wprowadzenie grafików naprzemiennych oraz tworzenie stanowisk wielozadaniowych, umożliwiających wzajemne zastępowanie się pracowników. Urząd będzie działał w systemie podstawowym i równoważnym czasu pracy, co pozwoli zachować elastyczność i pełną dostępność usług, np.:

Pierwszy tydzień:

Poniedziałek od godziny 8.30 do godziny 15.30
Wtorek               od godziny 8.30 do godziny 15.30
Środa                  od godziny 11.00 do godziny 18.00
Czwartek          od godziny 8.30 do godziny 15.30
Piątek                 od godziny 7.30 do godziny 14.30

Drugi tydzień

Poniedziałek od godziny 7.30 do godziny 14.30
Wtorek               od godziny 7.30 do godziny 14.30
Środa                  od godziny 7.30 do godziny 14.30
Czwartek          od godziny 7.30 do godziny 14.30
Piątek                 od godziny 7.30 do godziny 14.30

Pilotaż potrwa przez cały rok 2026. Po jego zakończeniu opracowany zostanie raport podsumowujący z wnioskami i rekomendacjami dla dalszych działań.

- „Udział Urzędu Miasta Malborka w pilotażowym programie skróconego czasu pracy jest decyzją opartą na dążeniu do nowoczesnego i efektywnego zarządzania administracją publiczną. Celem przedsięwzięcia jest sprawdzenie w praktyce rozwiązań organizacyjnych, które mogą zwiększyć efektywność pracy urzędu oraz poprawić komfort pracowników, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości obsługi mieszkańców” – wyjaśnia Sekretarz Miasta Malborka.

Pilotaż zakłada szereg usprawnień – od wydłużenia godzin przyjęć mieszkańców w środy do 18:00, przez tworzenie stanowisk wielozadaniowych i lepsze wykorzystanie narzędzi cyfrowych, po usprawnienie organizacji pracy oraz wzmocnienie współpracy i odpowiedzialności zespołowej.

- „Pilotaż nie oznacza ograniczenia dostępności usług publicznych – wręcz przeciwnie, ma na celu zwiększenie ich elastyczności oraz lepsze dopasowanie godzin pracy urzędu do potrzeb mieszkańców. Dzięki bardziej efektywnej organizacji czasu i procesów urząd będzie mógł szybciej reagować na potrzeby interesantów, zachowując przy tym wysoki standard obsługi” – podkreśla Ewa Dąbrowska i dodaje, że udział w programie to dowód zaufania i uznania dla Malborka jako miasta nowocześnie zarządzanego i otwartego na innowacje w administracji publicznej. – „W dłuższej perspektywie projekt ma służyć nie tylko pracownikom, ale przede wszystkim mieszkańcom – poprzez zwiększenie efektywności urzędu, skrócenie czasu załatwiania spraw oraz budowanie kultury pracy opartej na jakości, równowadze i zaangażowaniu”.

Czy należy to rozumieć w ten sposób, że wymiar czasu pracy urzędników ulegnie zmniejszeniu o 5. godzin tygodniowo (ok. 20–23 godzin miesięcznie), bez zmian w wysokości wynagrodzenia?

A jakie jest Państwa zdanie na ten temat?